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Pon en marcha la netiqueta internacional para tener éxito en tus reuniones virtuales

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¿Sabes qué algunas personas no se plantean que existe la netiqueta internacional?

No se lo plantean porque solo trabajan en entornos presenciales y pueden confundirse pensando que las reglas son las mismas, pero para eso estoy escribiendo este post, ¡para que sepas lo que tienes que hacer!

¿Sabes qué es la «netiqueta internacional»?

Son las pautas de comportamiento que hay que seguir en las plataformas educativas, en las masterclasses, en las reuniones, en los cafés y cualquier otro entorno virtual.

Es un trabajo colectivo entre los organizadores de los eventos virtuales y los participantes. El objetivo de la netiqueta internacional es tener una convivencia sana en la red.

¿No quieres ofender a las personas por desconocimiento?

Es imposible no ofender a nadie cuando trabajas con personas de diferentes partes de España y Latinoamérica. Pero, si conoces las reglas básicas de comportamiento tu margen de riesgo será menor.

¿Quieres saber lo que tienes y no tienes que hacer en una reunión virtual internacional con personas de España y Latinoamérica?

  • Conocer las particularidades de LATAM te ayudará a tener mejores resultados.
  • Percibir que hay muchas diferencias entre los países latinoamericanos disparará tu curiosidad.
  • Entender que hay muchas diferencias entre las regiones españolas te abrirá los ojos.

¿Quieres conocer las “reglas básicas” de la “netiqueta internacional”?

Para hacerlo tienes que usar el menos común de los sentidos que es el” sentido común”.

  • Debes aprender a distinguir que lo presencial y lo virtual: son dos contextos distintos
  • Debes tener siempre presente que estás tratando con personas.

“Si no estás cometiendo ningún error, no estás innovando. Si estás cometiendo los mismos errores, no estás aprendiendo”.

Rick Warren

Ahora te voy a contar lo que tienes que hacer antes de la reunión, durante la reunión, cómo hacer el cierre y cómo hacer el seguimiento.

Antes de realizar la reunión comunícate con los participantes:

  • Informales s si vas a grabar la reunión y pídeles su autorización por escrito. De lo contrario, atente a las consecuencias legales.
  • Explica las reglas de la reunión: micrófonos cerrados, silenciar el móvil, y el whatsapp, el momento de las preguntas, si hay que levantar la mano, etc.
  • Revisar tu entorno:  si tienes suficiente luz, tu ropa, y si estás libre de ruidos.
  • Averigua como dirigirte a los asistentes: en algunos países latinoamericanos como Colombia se utiliza; Sr. Sra. y los títulos universitarios: licenciado, abogado o doctor.
  • Tiempo de presentaciones: establece las reglas de las presentaciones porque por lo general, en Latinoamérica la gente se expande al hablar. Puedes proponer un ejercicio: preséntate con tres palabras y generar una dinámica amena.
  • Consulta las particularidades de las reuniones de cada país: tus socios estarán encantados de que te intereses por sus costumbres y su cultura. Por ejemplo: ¿es permitido hablar sobre temas personales, familia y amigos?
  • Asegúrate de los roles de género en las reuniones con personas de Latinoamérica: en algunos países se dicen piropos y si eres mujer tienes que estar preparada para reaccionar de manera positiva.
  • Programa tu plataforma on line para mandar recordatorios por escrito para asegurarte la participación de los asistentes de la reunión. Ya has visto que yo te mando 5 recordatorios: 3 por la plataforma zoom y otras dos a través de mi listado de contactos.
  • Pon el logo de tu empresa al fondo de tu pantalla para dar una imagen de profesionalidad.

Durante la reunión:

  • Evita hacer multitareas: como revisar el correo electrónico, o teclear durante la reunión. Es como si en una reunión presencial te pusieras a hacer otras cosas.
  • Utiliza el español internacional: tanto si eres español como latinoamericano no utilices la jerga de tu región o país porque vas a hacer perder el tiempo a los asistentes que tratarán de entender lo que dices.
  • Utiliza el chat de la reunión solo para temas profesionales.
  • No utilices letras mayúsculas porque cuando escribes se interpreta como si estuvieras gritando.
  • Utiliza emoticonos con emociones básicas: alegría, tristeza, enfado y sorpresa para no confundir a los participantes.
  • No pongas abreviaciones porque no todas las personas las entienden.
  • Evita frases irónicas, lo que es irónico en un país no lo es en otro.
  • No elabores tus preguntas mientras hablas. Antes de hablar ten claro lo que quieres saber.
  • No utilices imágenes que no se entienden en todos los países.
  • Utiliza un cronómetro o designa a una persona que te ayude a gestionar el tiempo.
  • Sonríe de vez en cuando para generar una actitud de cercanía.
  • Utiliza la cámara si todos los demás lo hacen.
  • Utiliza las palabras mágicas: lo siento, gracias, por favor. Las personas de Latinoamérica valoran mucho la educación.

Cierre de la reunión:

  • Tienes que ser muy sutil: si eres brusco puedes generar antipatías ¡Deja buen sabor de boca en los participantes!
  • Reserva 10 minutos más para hacer un cierre educado y amable. Si no te puedes quedar un rato después de la hora estipulada designa a una persona que se encargue de recoger los comentarios y las dudas. En los países latinoamericanos las personas tienden hablar al final de las reuniones.
  • Agradece la atención de los participantes y las aportaciones que estos han hecho.
  • No utilices lenguaje imperativo: en Latinoamérica se interpreta como autoritario y grosero y genera actitudes defensivas.

Seguimiento de la reunión:

  •  Manda la información a la mañana siguiente (horario del país de los participantes). Así, das la oportunidad de aclarar posibles malos entendidos porque la información está fresca.
  • En el primer párrafo del mail tienes que agradecer la participación de los asistentes para no dar la sensación de que les estás presionando.
  • Haz un resumen de los puntos tratados en la reunión y de forma amable solicita la conformidad de tus socios.
  • Recuerda las responsabilidades de cada uno de los participantes con un tono relajado.
  • Avisa que vas a mandar un mail a la siguiente semana para asegurarte de que todo ha quedado claro.
  • Si no te contestan, manda otro mail con un texto amable y cercano.
  • Prepara el terreno de la siguiente reunión. Puedes mandar fotos de la pantalla de la reunión anterior para motivar a los participantes.
  •  Si no tienes tiempo, encarga a una persona para que haga el seguimiento de la   reunión.

Y ahora, tu plan de acción:

¿Cómo vas a utilizar la netiqueta internacional?

Te invito a mi próximo café virtual pinchando aquí: Adapta tu lenguaje no verbal en la simetría de un espejo.

Mercedes Valladares Pineda

Psicóloga Experta en Transculturalidad

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